Módulo Suplidos para Dolibarr: gestiona los gastos pagados por cuenta de tus clientes

Centraliza los suplidos de tus facturas, conserva sus justificantes y controla la recuperación de los importes adelantados desde Dolibarr. El módulo Suplidos incorpora un campo específico en las facturas y una pestaña de gestión para registrar estos gastos de forma diferenciada, sin modificar las líneas ni los importes fiscales originales de la factura.

Pensado para asesorías, gestorías, despachos profesionales y empresas que realizan pagos en nombre de sus clientes, permite mantener organizada la información de cada gasto y distinguir los servicios facturados de las cantidades adelantadas por cuenta de terceros.

Varios suplidos en una misma factura

Registra cada gasto desde la pestaña Suplidos de la factura, indicando su concepto, importe, emisor, referencia del justificante, destinatario y datos del pago. También permite recoger la información del mandato expreso del cliente.

El campo extra de la factura calcula automáticamente el importe acumulado a partir de los registros introducidos. De esta forma, el resumen queda vinculado a los gastos documentados, en lugar de depender de una cantidad escrita manualmente sin detalle asociado.

Justificantes y documentación organizados

Adjunta el documento que acredita el gasto y su prueba de pago para conservarlos junto al registro correspondiente. El módulo admite archivos PDF, JPG y PNG, con un límite previsto de 10 MB por archivo, sujeto a la configuración del servidor.

La documentación se almacena en una ubicación privada y su acceso se controla mediante permisos. Además, incorpora comprobaciones del tipo, tamaño e integridad de los archivos, así como controles para detectar posibles justificantes duplicados dentro de la entidad.

Tratamiento diferenciado de los servicios facturados

Un suplido no es cualquier gasto que posteriormente se cobra al cliente. La Agencia Tributaria establece que se trata de cantidades pagadas en nombre y por cuenta del cliente, mediante su mandato expreso, acreditadas con documentación expedida a su nombre y no al del intermediario. Cuando cumplen las condiciones correspondientes, quedan fuera de la base imponible. (Agencia Tributaria)

Para ayudar a documentar estas operaciones, el módulo recoge el destinatario, la referencia del mandato, el importe efectivamente pagado y las confirmaciones correspondientes. Estos controles facilitan la revisión, pero no certifican la autenticidad de los documentos ni convierten automáticamente un gasto en suplido.

Control de reintegros y cantidades pendientes

Consulta cuánto se ha adelantado, qué importe ha reintegrado el cliente y qué cantidad continúa pendiente. Puedes registrar reintegros parciales o completos, con controles para evitar que superen el saldo pendiente.

Cuando sea necesario corregir un reintegro, el módulo permite registrar un movimiento de signo contrario con su motivo, manteniendo el movimiento original en el historial. Los reintegros se gestionan por separado de los pagos nativos de la factura y no generan automáticamente movimientos bancarios, asientos contables ni remesas.

Documentos claros para el cliente

Genera una liquidación complementaria en PDF o HTML imprimible con el detalle de los suplidos y sus reintegros. También puedes exportar el detalle a CSV y el historial a JSON.

El módulo permite añadir al PDF de la factura un resumen con el importe fiscal, los suplidos y el total conjunto. Esta función utiliza la nota pública y los mecanismos estándar de integración de Dolibarr, por lo que su presentación debe comprobarse con la plantilla utilizada. La liquidación complementaria no sustituye a la factura fiscal.

Permisos e historial de operaciones

Asigna permisos diferenciados de consulta, edición y reintegro a los usuarios internos. En los borradores, los registros incorrectos pueden retirarse indicando un motivo, conservando su documentación e historial.

Una vez emitida la factura, el módulo bloquea la modificación de los suplidos asociados y aplica restricciones para evitar la reapertura o eliminación de facturas con ese historial. Así se mantiene una relación documentada entre los gastos registrados y las correcciones efectuadas.

Instalación, compatibilidad y alcance

Suplidos se instala como módulo externo e incluye una pantalla de diagnóstico para revisar la configuración de PHP, los permisos, la base de datos, el almacenamiento y los límites de subida. Su objetivo de compatibilidad abarca Dolibarr 14–24, con PHP 7.4 o superior de 64 bits, siempre que la combinación esté admitida por la versión de Dolibarr utilizada.

La versión 1.1.0 está orientada a facturas ordinarias y abonos vinculados en euros. No incluye gestión de provisiones de fondos ni conectores VeriFactu, SII o Facturae. La compatibilidad con plantillas y módulos externos requiere una comprobación específica.

Importante: esta versión dispone de pruebas locales, pero continúa pendiente de validación en una instalación real de Dolibarr. Debe superar las pruebas de aceptación en el entorno de destino antes de utilizarse en producción; no constituye una certificación de la AEAT ni una garantía general de cumplimiento del sistema de facturación.